香港公司注冊(cè)處新政，備存重要控制人登記冊(cè)

自2018年3月1日起，在香港注冊(cè)成立的公司（上市公司除外）須在其注冊(cè)辦事處備存重要控制人登記冊(cè)。本文將扼要介紹新頒布的《公司條例》第12章2A部分，有關(guān)重要控制人登記冊(cè)的要求，以及其主要影響。

法例的適應(yīng)性

新的法例修訂將適用于根據(jù)《公司條例》成立的所有公司，不論是股份或擔(dān)保有限公司，還是無限公司，但不包括非香港公司(即在香港登記但在境外成立的公司)和上市公司。

法例的要求

重要控制人登記冊(cè)必須存放在相關(guān)公司的香港注冊(cè)辦事處或其他在香港境內(nèi)的地方，公司必須通過提交NR2表格通知公司注冊(cè)處其存放重要控制人登記冊(cè)的地點(diǎn)。

新法主要要求相關(guān)公司：

1、在公司的注冊(cè)辦事處或指定地點(diǎn)存放重要控制人登記冊(cè)（"SCR"）；

2、采取合理步驟確定公司的重要控制人，包括發(fā)出通知并獲取所需的詳細(xì)資料；

3、在SCR中填寫其重要控制人的詳細(xì)數(shù)據(jù)；

4、更新SCR中所需的詳細(xì)資料；

5、向執(zhí)法人員及重要控制人提供SCR及其副本以供查閱。

引入這些新措施的原因，是為了提高香港注冊(cè)公司的實(shí)益擁有權(quán)的透明度，以履行香港在反洗黑錢及反恐怖分子融資方面的國(guó)際義務(wù)。因此，值得注意的是，SCR只供執(zhí)法人員查閱，其中包括香港警方，公司注冊(cè)處，廉政公署，證監(jiān)會(huì)等人員等，亦不適用于上市公司。

根據(jù)新法，公司必須在SCR上填寫重要控制人的姓名，地址，身份證號(hào)碼，成為控制人的日期以及對(duì)公司所施加的控制的性質(zhì)等詳細(xì)數(shù)據(jù)。

重要控制人可以是自然人或法人。這些要求都不復(fù)雜，關(guān)鍵是如何確定誰是重要控制人。

誰是重要控制人？

關(guān)于這個(gè)問題，新法律規(guī)定了5個(gè)條件，如果符合其中之一項(xiàng)，那么這個(gè)人就是一個(gè)重要控制人：

1、該人直接或間接持有公司已發(fā)行股份的25％以上；

2、該人直接或間接持有公司超過25％的表決權(quán)；

3、該人直接或間接持有任命或罷免公司大多數(shù)董事的權(quán)利；

4、該人有權(quán)利或?qū)嶋H上對(duì)公司發(fā)揮或行使重大影響力或者控制；

5、該人有權(quán)利或?qū)嶋H上對(duì)某信托或商號(hào)的活動(dòng)發(fā)揮或行使重大影響力或控制，而該信托或商號(hào)并不是法人，但該信托的受托人或商號(hào)的成員(以其作為信托受托人或商號(hào)成員的身份)，就該公司而言符合首4個(gè)條件中的任何1個(gè)條件。“商號(hào)”一詞包括（例如）沒有獨(dú)立法人身份的合伙/有限合伙。

確定重要控制人的步驟

根據(jù)新法，公司需要采取合理的步驟來確定其重要控制人，步驟包括：

1、檢視所有可供查閱的文件及資料，例如公司的成員登記冊(cè)、組織章程細(xì)則、股本說明、股東協(xié)議及其他協(xié)議；

2、審視個(gè)人、法律實(shí)體及信托或商號(hào)在公司持有的利益；

3、審視是否有證據(jù)顯示存在共同安排，或是否有證據(jù)顯示有不同方式持有而最終由同一人控制的權(quán)利。

若相關(guān)公司知悉或有合理理由相信某人是公司重要控制人，公司必須在知悉后7天內(nèi)發(fā)通知給該人，要求該人確認(rèn)其是否重要控制人，而該人必須在1個(gè)月內(nèi)確認(rèn)或回復(fù)。

指定代表協(xié)助登記冊(cè)登記事宜

適用公司必須指定至少一名代表向執(zhí)法人員提供與登記冊(cè)有關(guān)的協(xié)助。

該代表必須是：

1、在香港居住的自然人的公司成員、董事或雇員；

2、在香港注冊(cè)的會(huì)計(jì)或法律專業(yè)人士或“信托或公司服務(wù)提供者”持牌人。

因此，如果一家公司沒有（或不想委任）在香港居住的股東、董事或雇員，該公司可以委任香港注冊(cè)律師或會(huì)計(jì)師或香港持牌公司秘書服務(wù)提供商。該代表的名稱和聯(lián)系方式必須載于登記冊(cè)。

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新法的主要含義和影響

1、披露重要控制人的責(zé)任在于公司及其董事會(huì)，而不是重要控制人。重要控制人沒有義務(wù)主動(dòng)通知公司他們?cè)诠�司的重大控制�?quán)。他們的披露責(zé)任僅是在收到公司的查詢其是否是重大控制人時(shí)才產(chǎn)生的。所以，從這個(gè)意義上說，新法是增加了公司的行政負(fù)擔(dān)。

2、然而，公司的責(zé)任并非必須找出或識(shí)別重要控制人，而是采取合理的步驟來確定是否存在重要控制人，及如果有的話，識(shí)別其身分。因此，關(guān)鍵是采取合理步驟，其中包括上述步驟。一旦確定采取了合理的步驟，公司就被視為已履行了法定責(zé)任，盡管不能確定或識(shí)別重要控制人。所以，記錄公司所采取的合理步驟是非常重要的，事實(shí)上公司注冊(cè)處亦十分鼓勵(lì)公司對(duì)采取了什么合理的步驟作詳細(xì)記錄。

3、對(duì)于大多數(shù)大股東同時(shí)也是董事或在董事會(huì)有代表的香港小型私人公司而言，要確定誰是重要控制人并不因難。然而，對(duì)于管理和所有權(quán)不同的大中型私人公司而言，要確定誰是重要控制人則可能比較困難。

4、從重要控制人的以上的定義來看，顯然不限于直接股東。例如，它可以延伸到股權(quán)結(jié)構(gòu)中的第二，第三或第四（等等）層的間接股東。事實(shí)上，在某些情況下，重要控制人根本不用是股東。例如，公司或其大股東可以簽訂協(xié)議(如貸款協(xié)議)，授權(quán)第三方(如貸款人)委任或罷免公司大部分董事。所以，在這種情況下，貸款人則可能被視為一個(gè)重要控制人。

5、SCR只供香港執(zhí)法機(jī)構(gòu)及重要控制人本身而非公眾人士查閱。但是，有意與公司進(jìn)行交易的人仕(如貸款人或投資者)可要求公司自愿披露SCR作為貸款、投資或交易的條件。從這個(gè)意義上說，SCR的存在確實(shí)有助于提高香港公司的透明度。