不同的審批機(jī)關(guān)對于設(shè)立外企辦事處所要求提交的文件會有所不同。根據(jù)中國的法律和實(shí)踐，設(shè)立外國企業(yè)駐華常駐代表機(jī)構(gòu)，通常應(yīng)向?qū)徟鷻C(jī)關(guān)提交下列文件:

1、 外企設(shè)立常駐代表機(jī)構(gòu)的申請信(原件)
該申請信應(yīng)該簡要介紹該外企的情況及其在中國境內(nèi)的經(jīng)營活動。同時申請信還應(yīng)當(dāng)列明所提交的文件清單。如果外國企業(yè)認(rèn)為需向?qū)徟鷻C(jī)關(guān)提供任何其它資料，應(yīng)在其申請信中說明。申請信應(yīng)當(dāng)簡明扼要，必須包括下列主要資料:

(1) 該外國公司的情況及其在中國境內(nèi)的經(jīng)營活動；
(2) 常駐代表機(jī)構(gòu)的名稱；
(3) 常駐代表機(jī)構(gòu)的目的；
(4) 從事的業(yè)務(wù)范圍；
(5) 首席代表（Chief Representative）的姓名；
(6) 常駐代表機(jī)構(gòu)的駐在期限；
(7) 常駐代表機(jī)構(gòu)的地址。

申請信應(yīng)當(dāng)使用提出申請的外國企業(yè)的信頭紙。對于需經(jīng)外經(jīng)貿(mào)部、中國人民銀行、交通部等機(jī)關(guān)批準(zhǔn)設(shè)立的常駐代表機(jī)構(gòu)，中國法律要求申請信必須由該外國企業(yè)的董事長、總經(jīng)理簽字。由于中國公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置與外國公司不盡相同，因此，實(shí)際操作中，中國的審批機(jī)關(guān)一般會采取靈活的態(tài)度，允許外國企業(yè)的董事簽字。

2. 外企的銀行資金證明(原件)
該資信證明是一封簡短的信函，應(yīng)由外國公司的開戶行簽發(fā)，簡要介紹該外國公司的資信情況。資信證明必須包括下列資料:

(1) 該外國企業(yè)的名稱及帳號；
(2) 該外國企業(yè)通常的存款額，例如申請書日期之前半年或一年的平均存款額；
(3) 對于該外國公司的資信情況的簡要評價。

開出資信證明的銀行應(yīng)當(dāng)是與該外企有業(yè)務(wù)往來的銀行。資信證明應(yīng)當(dāng)印在銀行的抬頭紙上，并由授權(quán)人員簽字。

3. 首席代表的任命書(原件)
該任命書應(yīng)當(dāng)簡明扼要，主要內(nèi)容為提出申請的外國企業(yè)任命何人為常駐代表機(jī)構(gòu)的首席代表。一般應(yīng)當(dāng)印在申請企業(yè)的信紙上，并由該外國企業(yè)的董事長、總經(jīng)理或其它負(fù)責(zé)人簽字。

4. 首席代表和其它常駐代表的簡歷、護(hù)照的復(fù)印件和照片
在實(shí)踐中，地方經(jīng)貿(mào)委和外經(jīng)貿(mào)部要求簡歷從高等教育開始，同時應(yīng)當(dāng)列明首席代表和其它代表加入提出申請的外國企業(yè)，開始為其工作的時間。申請人應(yīng)當(dāng)向有關(guān)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)或中介機(jī)構(gòu)咨詢，了解審批機(jī)關(guān)對于簡歷格式和內(nèi)容的具體要求。準(zhǔn)備簡歷時應(yīng)當(dāng)注意，簡歷所列的時間必須連貫。簡歷不一定要打印在申請公司的信紙上。

5. 租用辦公室的租約
外國公司在華設(shè)立辦事處，必須向?qū)徟鷻C(jī)關(guān)提交一份已經(jīng)簽訂的辦公室租約，有關(guān)租賃辦公室的意向書或者購買房產(chǎn)的證明。這主要是為了證明將設(shè)立的辦事處有辦公場所。

應(yīng)當(dāng)注意，在中國并不是所有的建筑物都可以出租給外國企業(yè)作為其辦事處的辦公場所。只有經(jīng)過當(dāng)?shù)毓�安局批�?zhǔn)的可以對外出租的建筑物方可出租。外國企業(yè)在簽署租約或意向書時應(yīng)當(dāng)向業(yè)主核實(shí)這一點(diǎn)。

6. 外國辦事處設(shè)立申報表
該表一般由審批機(jī)關(guān)印制，外國企業(yè)或承辦單位可以從審批機(jī)關(guān)直接領(lǐng)取。申報表的主要內(nèi)容是申請設(shè)立常駐代表機(jī)構(gòu)的外國企業(yè)和即將設(shè)立的常駐代表機(jī)構(gòu)的基本情況。

7. 外國企業(yè)辦事處人員申報表
該表一般由審批機(jī)關(guān)印制，外國企業(yè)或其承辦單位可以從審批機(jī)關(guān)領(lǐng)取。該表的主要內(nèi)容是有關(guān)常駐代表機(jī)構(gòu)人員的基本情況，如其姓名、國籍、聯(lián)系方式及職務(wù)等。

8. 公司成立證書或證明
該等文件應(yīng)為公司成立證書或相應(yīng)文件，其格式和內(nèi)容因該外國公司成立地所在的國家和地區(qū)不同而不同。以香港為例，該等文件為公司注冊證明書及商業(yè)等記證。

編制申請登記文件之語言

上述文件必須用中文編制，如果采用外文，各審批機(jī)關(guān)均要求附有中文譯文。有的審批機(jī)關(guān)還要求申請人將該文件在當(dāng)?shù)毓�證，然后由中國駐當(dāng)?shù)氐念I(lǐng)事館認(rèn)證。在香港該等文件必須由中國政府授權(quán)的律師事務(wù)所公證。

申請登記代表處的審批期限

承辦單位把以上材料提交給審批機(jī)關(guān)后，審批機(jī)關(guān)進(jìn)行審查。如果審批機(jī)關(guān)認(rèn)為需要補(bǔ)充其它資料，或者某些資料需要修改，則外國企業(yè)還應(yīng)按照審批機(jī)關(guān)的指示行事。外國企業(yè)設(shè)立代辦處的申請獲得批準(zhǔn)后，應(yīng)當(dāng)由批準(zhǔn)設(shè)立的常駐代表機(jī)構(gòu)的擬任首席代表從審批機(jī)關(guān)領(lǐng)取批準(zhǔn)證書。

外國企業(yè)設(shè)立常駐代表機(jī)構(gòu)的申請獲得批準(zhǔn)后，由其常駐代表機(jī)構(gòu)的首席代表向?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)領(lǐng)取批準(zhǔn)證書，并在批準(zhǔn)之日起的三十天內(nèi)，持批準(zhǔn)證書到登記機(jī)關(guān)辦理登記手續(xù)”。

中國法律規(guī)定，如果超過三十天不到工商行政管理機(jī)關(guān)辦理登記手續(xù)，則批準(zhǔn)證書自動失效，由審批機(jī)關(guān)收回批準(zhǔn)證書，以前的批準(zhǔn)自動失效。

中國法律對于不同的審批機(jī)關(guān)規(guī)定了不同的審批時間限制。外經(jīng)貿(mào)部和地方外經(jīng)貿(mào)委是大多數(shù)外國企業(yè)設(shè)立常駐代表機(jī)關(guān)的審批部門，中國法律規(guī)定，外經(jīng)貿(mào)審批部門應(yīng)在所有的審批文件均交齊后三十日內(nèi)作出是否批準(zhǔn)外國企業(yè)設(shè)立辦事處的決定。